Scrivere un’e-mail ai propri clienti non è mai un’operazione banale.
L’immediatezza della comunicazione via posta elettronica porta spesso a redigere lo scritto con la stessa rapidità con cui il messaggio viene recapitato dimenticando che lo sforzo cognitivo che chiediamo al destinatario per capire il messaggio è dieci volte superiore di quello richiesto per recepire una conversazione a voce.

Ogni giorno in Italia viaggiano 420 milioni di e-mail recapitate sui 51 milioni di caselle di posta esistenti a circa 22 milioni di utenti; ogni nostro cliente riceve in media circa 20 messaggi al giorno (di cui circa 7 sono newsletter).  (fonte: ContactLab)
E’ quindi fondamentale non commettere errori nell’invio dei nostri messaggi verso i clienti. Solo così potremo ottenere il massimo rendimento.

Nazzareno Gorni e Marco Maglio, nel loro manuale  “E-Mail Marketing”  (ed. Hoepli 2009), hanno stilato la classifica degli errori più diffusi nell’invio di newsletter e di campagne di email marketing. Nel dettaglio:

1. Non avere il consenso preventivo

Inviare in modo massivo messaggi ad utenti che non si sono iscritti volontariamente e in modo verificabile, significa fare spam. Fare Spam significa anche danneggiare la propria immagine.

2. Non effettuare dei test di invio

Errori banali possono essere evitati semplicemente eseguendo una prova di invio verso indirizzi di campione includendo in particolar modo gli indirizzi sui principali portali di posta (Hotmail, Gmail, Yahoo!, Virgilio…).

3. Sottovalutare l’oggetto e il mittente

La coppia oggetto/mittente infatti sono determinanti nella decisione dell’utente di aprire o no il messaggio. Essere riconosciti subito dal destinatario e proporre un contenuto già interessante nell’oggetto.

4. Gestire male le cancellazioni

Non permettendo procedure di cancellazione automatiche (con massimo 2 click, senza invio di email o necessità di digitare alcunchè) l’utente può trovare più comodo cliccare sul bottone “spam” e bloccare il mittente. Il rischio? Se questa azione venisse ripetuta da più destinatari si potrebbe compromettere in modo grave la reputazione del mittente, che vedrà i propri messaggi finire nella cartella della posta indesiderata, o peggio bloccati a monte dai server antispam.

5. Improvvisarsi grafici

Una grafica improvvisata viene subito riconosciuta dai destinatari più sensibili ed evoluti. L’impaginazione è fondamentale affinché il destinatario legga il messaggio ma che sopratutto capisca cosa ci aspettiamo da lui.
L’eventuale azione richiesta deve essere ben evidente e spiegata, non associata ad immagini ma a testo.

6. Ignorare i report statistici

Ogni indicatore ha significati importanti: il tasso di apertura (capacità di sviluppare una relazione),  il tasso di click (qualità del messaggio e della “call-to-action”),  il tasso di email recapitate e di disiscrizione (qualità della lista e delle nostre comunicazioni).
L’analisi delle variazioni di questi indicatori possono anticipare criticità, profilare i destinatari,  scoprire le frequenze migliori e monitorare la percentuale di utenti “attivi”.

7. Inviare in modo artigianale

Senza un sistema di invio professionale, la probabilità che i destinatari non ricevano il messaggio può superare il 50%.
Senza opportuni accorgimenti tecnici (SPF, open relay, DKIM, PTR inverso, IP statico con buona reputazione, header ben formati, bilanciamento del carico, consistenza degli invii nel tempo, configurazioni particolari in base ai server di destinazione, feedback loop sottoscritti, list-unsubscribe header, la gestione degli hard bounce…) non si può pensare di riuscire a competere con i filtri antispam che ogni giorno sono più competitivi nell’arginare lo spam.

Non è più il tempo di Aziende che inviano un messaggio scritto senza riconoscere le differenze tra un’email e una lettera cartacea, ignorando le implicazioni di reputazione, viralità e deliverability, inviato con strumenti improvvisati e non integrati, senza gestione coordinata delle preferenze di ricezione dei propri destinatari e con un’informativa privacy scopiazzata dal concorrente.

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Fonti:
email marketing consumer report 2009

E-MAIL MARKETING Strategie e tecniche efficaci per fare business con l’ Email Marketing

Vietata l’attività di cinque società che inviavano pubblicità tramite fax e posta elettronica senza il preventivo consenso

Anche se i dati sono estratti dalle Pagine Gialle o dai registri pubblici, quando si usano sistemi automatizzati è obbligatorio acquisire prima il consenso dei destinatari.

Continua l’azione del Garante contro lo spamming e il marketing disinvolto. L’Autorità ha vietato l’ulteriore trattamento illecito dei dati personali a cinque società che inviavano pubblicità tramite fax e posta elettronica senza il preventivo consenso degli interessati.

Il Garante è intervenuto a seguito delle segnalazioni di alcuni utenti che continuavano a ricevere e-mail e fax indesiderati nonostante non avessero mai manifestato alcun consenso all’uso dei loro dati per questo scopo.

Lo società coinvolte (due inviavano lo spam tramite posta elettronica, tre tramite fax) in alcuni casi fornivano l’informativa e la richiesta di consenso contestualmente all’invio del primo fax o della prima e-mail che avevano già un contenuto di carattere commerciale.

L’Autorità ha ribadito, invece, che l’uso di sistemi automatizzati per inviare messaggi promozionali, anche quando si tratti di dati estratti da elenchi categorici o da albi, impone la preventiva acquisizione del consenso da parte dei destinatari. Alle cinque società è stato dunque vietato l’ulteriore trattamento illecito dei dati degli utenti interessati, i quali non potranno dunque più essere disturbati. La mancata osservanza del divieto del Garante espone anche a sanzioni penali.

Fonte: LineaedpPMI/PMI News